Kverneland Bil
Kverneland Bil kjører på med et smart og effektivt budsjett- og prognoseverktøy
Kverneland Bil er en av Norges ledende aktører innen salg av Ford, Volvo, Mazda, Jaguar, Land Rover, Fiat, Fiat Professional, Alfa Romeo, Jeep, og MG. Selskapet har eksistert helt siden 1921, og har en lang og tradisjonsrik historie. Kverneland Bil er nesten like gammel som selve bilbransjen, og har all grunn til å feire sitt 100-års jubileum i 2021.
I dag er de et godt innarbeidet konsern med rundt 250 ansatte, og for 2021 forventer Kverneland Bil et salg på nærmere 7000 biler og 2,5 milliarder kroner i omsetning. Konsernet er blant de største bilgrupperingene i Norge, og er ledende på salg av Ford, Mazda og Volvo.
Merete Tisløv, business controller, Kverneland Bil AS, forteller om hvordan selskapet bruker løsninger fra Profitbase som grunnlag for å ta de beste beslutningene for selskapets økonomiske vekststrategi.
Situasjon
Da Tisløv begynte i Kverneland Bil høsten 2010, hadde hun god erfaring med Profitbase fra en tidligere arbeidsplass. Kverneland Bil brukte budsjett- og simuleringssystemet ‘SIM’, og et datavarehus fra en annen leverandør. Løsningen medførte veldig mye manuelt arbeid, blant annet i form av punching av tall i Excel-rapporter.
«Vi måtte legge inn tallene i budsjettsystemet manuelt. Alternativt kunne Profitbase sende dem over til oss», sier Tisløv.
Utfordring
Hovedutfordringene var:
- Manuell punching av tall.
- Tidkrevende prosess.
- Informasjonen gikk ikke raskt nok ut i organisasjonen.
«Aha-øyeblikket»: teknologiutvikling og informasjon
Tisløv foreslo at det var nødvendig å finne den beste teknologien for å følge markedet. I tillegg var det et behov for effektivisering gjennom jevnlig oppdatering av rapportene, istedenfor hver 14. dag. Teamet trengte rapporter som var klare og enkle å lese. Spesielt når det kom til produksjonsanalyse (disse rapportene gjør det enklere å planlegge bemanning og kostnader).
«Bilimportørene har egne datavarehus, men disse er bare for Ford eller Volvo. De kan ikke kombineres med vår finanskube, eller andre merker», sier hun.
«Aha-øyeblikket» skjedde da selskapet fikk bidrag til teknologiutvikling fra Profitbase. Løsningen innebar blant annet innsamling av data fra de ulike kildene, sammenstilling, kvalitetssikring og et sett med rapporter for løpende rapportering. Komplett oversikt og innsikt.
Løsning
I 2011 begynte Kverneland Bil å bruke InFront og WebPlan fra Profitbase. De jobbet parallelt med rapporter i Excel. «Nå har vi bare én Excel-rapport igjen», sier Tisløv. Kverneland Bil er fornøyd med løsningene fra Profitbase, og selskapets økonomistab bruker InFront til rapportering av regnskap – og Profitbase Planner til å lage budsjett og prognoser.
Den beste teknologien lønner seg
Selskapets strategiske grep for å følge den beste teknologien, og for å holde seg oppdatert med markedet, har lønnet seg. Kverneland Bil har alltid hatt god økonomisk styring men i dag er beslutningsgrunnlaget tilrettelagt på en slik måte at de heller bruker tiden på analyser og annet verdiskapende arbeid – istedenfor tidkrevende, ofte manuell, datainnsamling.
«Med InFront oppdateres løsningen daglig, og regnskapet er ‘live’ i løsningen», sier Tisløv.
«Vi startet med finanskuben og prosjektregnskap, men etter hvert har vi også fått mange driftsrapporter både for nybil, bruktbil og servicemarked», sier Tisløv. Kverneland Bil har erstattet en access-database for å få bedre oversikt over:
- Antall kontrakter per selger
- Antall registreringer per selger
- Lageroversikter
- Ukuransberegning
«Vi har etablert brukervennlige systemer og har fått veldig god hjelp av flinke konsulenter fra Profitbase», sier Tisløv. Teamet hos Kverneland Bil er fornøyd med at systemet er stabilt, og at ingen lenger trenger Excel-rapporter, som er en risiko med tanke på feil i formler.
«Vi henter data fra ulike kilder og kombinerer disse i rapportene. Vi får data fra databasene i Visma Global, Huldt og Lillevik, DMS-systemene Dracar og Tacdis samt noen Excel-rapporter. Drilldown-funksjonene er veldig greie – vi kan drille ned på transaksjonsnivå og hente inn dokumenter direkte fra regnskapet.»
Nå slipper Kverneland Bils regnskapsteam mye manuell input av data.
Resultat
Hva betydde mest for Kverneland Bil ved innføring av Profitbase?
- Alle ser de samme tallene i rapportene samtidig som man kan stole på dem – ettersom systemet er stabilt.
- Raskere rapporter – nå kommer rapporter daglig istedenfor hver 14. dag.
- Mindre feil – Kverneland Bils økonomistab bruker heller tiden på fornuftige oppgaver og planlegging.
- Profitbase-systemet er veldig brukervennlig og deres konsulenter tilbyr både rådgivning og videreutvikling.
«Informasjonen kommer raskere til ledelsen med mindre bruk av ressurser», sier Tisløv.
«Live» regnskap hele tiden
«Det var ikke mulig for oss å manuelt oppdatere produksjonsanalysen daglig. Alle brukere har nå tilgang til informasjonen som er satt opp på samme måte (for eksempel samme definisjon av nøkkeltall og formelverk). Regnskapet er live hele tiden og avdelingsledere hjelper oss med kvalitetssikring. De følger med på sine tall og sier ifra dersom de har spørsmål om transaksjoner i løpet av måneden», sier Tisløv.
«Vi bruker Profitbase-løsningen i regnskapsgjennomganger en gang i måneden. Vi lager ingen rapporter i Excel. InFront brukes også som grunnlag til styrerapporter. Vi bruker bare Excel til å hente datagrunnlag fra kubene og å analysere.»
Bruker lite support
Tisløv synes at det er eksepsjonelt bra at hun kunne ringe direkte til PBC Focus sin dataingeniør Atle Baldersheim. «Det er viktig å snakke med den som kjenner løsningen best», sier hun.
Raskere informasjonsflyt og bedre økonomistyring mens bedriften vokser
Kverneland Bil har hatt suksess med bedre og raskere informasjonsflyt, samt bedre økonomistyring. Alt i alt er bedriften fornøyd med å være ett skritt foran innen teknologi og planlegging. Tisløv og kollegene hennes kan være stolte av det de har oppnådd gjennom å jobbe hardt for å effektivisere rapporteringen og kvalitetssikre regnskap og regnskapsoppgaver. «Når bedriften vokser er det en stor fordel at rapporteringen går automatisk,» sier hun.
Ingen feil med et stabilt system
Tisløv anbefaler Profitbase og PBC siden de leverer et stabilt system, som er mye sikrere enn Excel. Med andre ord er det ingen feil i Profitbase Planner med tanke på økonomisk planlegging. «Jeg får kontakt med flinke konsulenter med mye erfaring – som snakker norsk. Konsulentene forstår forretningen og har jobbet lenge med løsningen vår. Profitbase-løsningen er fleksibel, kan håndtere store datamengder og kan tilpasses hver enkelt kunde,» sier hun.
Ta kontakt med oss?
Prat med oss
