TOPP 5-listen over hvorfor rullerende prognoser eller aktiv planlegging er bedre enn «tradisjonell» budsjettering

Forretningsmiljøene endrer seg i et rasende tempo, og svakhetene med tradisjonell budsjettering blir stadig tydeligere. Selv om tradisjonell eller årlig budsjettering kan fungere godt nok for husholdningskontoer, holder det ikke lenger for agile organisasjoner. Mange går derfor over til rullerende prognoser. I denne artikkelen belyser vi de fremste grunnene til hvorfor dette vil være et smart trekk også for din bedrift.

Hva er rullerende prognoser?

Rullerende prognoser er en dynamisk tilnærming til forretningsplanlegging og budsjettering. I forhold til tradisjonell eller årlig budsjettering er det ofte enklere å gjøre tilpasninger etter hvert som det skjer forandringer.

Tradisjonell budsjettering krever at du utarbeider et statisk budsjett som skal danne grunnlag for hvordan du administrerer virksomheten resten av året. Rullerende prognoser er en mer adaptiv og fleksibel tilnærming.

Med rullerende prognoser kan bedriften gå gjennom og oppdatere budsjettforutsetningene sine fortløpende i stedet for bare én gang i året. På den måten blir det enklere å forutse endringer i bransjen, markedet, virksomheten eller økonomien. Dette gjør at bedriften kan tilordne ressurser og tilpasse planlegging deretter.

Rullerende prognoser er imidlertid ikke en fullstendig ny tilnærming til prognoser og budsjettering. Som Miles Buntin – ansvarlig for Enterprise Performance Management i Hackett Group – påpeker, brukes det per i dag hos rundt 60 prosent av selskapene i verdensklasse. Det betyr likevel ikke at rullerende prognoser er viden brukt. Ifølge en undersøkelse som Hosting Analytics har gjennomført, blir det hos 75 prosent av bedriftene fortsatt stort sett jobbet med regneark i budsjetteringsprosessen.

De 5 viktigste grunnene til å gå over fra tradisjonell budsjettering til rullerende prognoser:

På den positive siden kan flertallet av bedriftene som deltok i undersøkelsen, tenke seg å bytte til rullerende prognoser innen ett eller to år.

En av de åpenbare fordelene med rullerende prognoser kontra tradisjonell budsjettering er ifølge FSN – Future of Planning, Budgeting and Forecasting Survey 2017 at man med førstnevnte har fire ganger større sjanse til å kunne reagere raskt på endringer i markedet.

Det er mange grunner til å gå over til rullerende prognoser. Flere av dem kan være spesifikke for bransjen eller selve bedriften – men vi vil her fokusere på de fem viktigste på globalt plan.

1. Tradisjonell budsjettering holder ikke tritt med dynamikken i dagens forretningsvirkelighet

Som vi allerede har vært inne på, er rullerende prognoser mer effektivt enn tradisjonell budsjettering med tanke på tilpassing til et dynamisk og ofte turbulent miljø.

Den gamle måten å drive budsjettering på er rett og slett for treg for vår datadrevne verden, der det kreves en mer agil og fleksibel tilnærming – for eksempel i form av rullerende prognoser.

2. Baseres på data og ikke magefølelse

I gamle dager, da bransjen og markedet endret seg svært lite over tid, var det kanskje mulig for bedriftseiere og -ledere å lytte til magefølelse og instinkt.

I dag må forretningsbeslutninger imidlertid være langt mer datadrevne og basert på så mange kilder som nødvendig for å sikre at riktig valg blir tatt. Det er denne tilnærmingen man får med rullerende prognoser.

3. Rullerende prognoser begrenser risiko mer effektivt

I tradisjonell budsjettering er det stort sett slik at når noe er bestemt, så viker man ikke fra det. Når budsjettet er klart på slutten av året, blir det nesten aldri endret frem til neste budsjetteringsrunde ett år etter. På grunn av alt som skjer i verden rundt oss, er dette imidlertid en risikofylt og utilstrekkelig tilnærming.

Rullerende prognoser vil derimot gi beslutningstakerne mulighet til å ta høyde for «hva hvis»-scenarioer. Som vil medføre at man kan handle mer proaktivt og redusere risikoeksponeringen.

4. Rullerende prognoser kan gi ferskere innsikt

Med rullerende prognoser kan man få ferskere og mer relevant innsik, enn det man kan med tradisjonell budsjettering. Ikke bare i bedriften men også i verden rundt. På grunn av dette blir det enklere å skape resultater og tilpasse organisasjonens strategiske mål.

5. Tradisjonell budsjettering er langt mindre nøyaktig

Når budsjettet endelig er klart, er det ofte allerede utdatert og unøyaktig. Organisasjonene bruker mer tid på å forklare budsjettavvik enn på å innhente ny innsikt.

Denne metoden vil være langt mer nøyaktig og tilpasningsvennlig. Ettersom du med rullerende prognoser kan finjustere og gjøre raske justeringer.

Konklusjon

I artikkelen Let It Roll – Why More Companies are Abandoning Budgets in Favor of Rolling Forecasts siterer økonomisjef Russ Banham lederen for Beyond Budgeting Roundtable i USA, Steve Player:

« Det gir null mening at man skal bruke et verktøy fra 1800-tallet til å administrere et selskap i en omskiftelig global økonomi på 2000-tallet.»

Det er et svært godt poeng, og ett som mange økonomisjefer burde tenke over.

Les mer om budsjett og prognose her.