CEWE
CEWE effektiviserer planleggingsprosessene med Profitbase Planner
CEWE er Europas ledende produsent av personlige fotoprodukter med 14 høyteknologiske produksjonsanlegg og 3900 ansatte i 26 europeiske land, inkludert Norge og Sverige. Det er et moderne og fremtidsrettet selskap, som har som mål å holde seg foran markedet.
Sammen med Profitbase-partner PBC, har CEWE implementert Profitbase Planner i Skandinavia (Norge og Sverige), for å effektivisere sine økonomiske budsjett- og prognoseprosesser. Nicolay Gulliksen, CEWE Skandinavias regnskapssjef, forteller om regnskapsteamets erfaringer med Profitbase Planner som et effektivitetsdrivende verktøy.
*Obs: referanser til CEWE i denne kundehistorien gjelder divisjonen i Skandinavia (Norge og Sverige).
Situasjon
Med 35 avdelinger har CEWE, som mange andre bedrifter, brukt Excel som planleggingsverktøy. Både det norske og svenske kontoret håndteres fra Norge, med felles rapportering til Tyskland.
Det er en kjent sak at Excel-modeller begynner å vokse i omfang og kompleksitet etter å ha vært i bruk i en lengre periode. På toppen av dette hadde CEWE dessuten to forskjellige land som skulle håndteres i samme løsning. Feil kunne fort oppstå, eksempelvis når en formel ble slettet eller endret uten at noen oppdaget dette i etterkant.
«Man må hele tiden være hundre prosent sikker på at formelen er korrekt og at man, eller noen andre, ikke har skrevet over formelen,” sier Nicolay.
Utfordring
CEWEs økonomistab ønsket mer trygghet, transparens og effektivitet i planleggingsarbeidet.
“Det var flere enn meg som kunne jobbe med Excel-modellen. Problemet var at det eksisterte flere versjoner, så det var vanskelig å sikre at alle jobbet med samme og siste versjon. Samtidig var det utfordrende å se hva andre hadde gjort. Alt i alt ble det vanskelig å holde oversikt og føle seg trygg på sluttresultatet,” sier Nicolay.
Et eksempel på noe som var frustrerende med den forrige løsningen var når en ny konto ble opprettet. Modellen måtte da oppdateres og rapporten måtte justeres og sjekkes for å sikre et riktig resultat.
Det var ikke mulig å håndtere denne typen dynamikk på en god måte i Excel-modellen, så det endte opp med å bli et veldig tidkrevende arbeid.
Med Profitbase Planner har man derimot en løsning med en sentralisert struktur som gjør det enkelt å håndtere oppdateringer i datagrunnlaget og andre tilsvarende endringer.
Økonomistaben var flinke til å bruke og levere Excel-modeller, men de var veldig motiverte for å få på plass et godt planleggingsverktøy.
Målet var å få på plass en løsning som kunne håndtere utfordringene, og som ville gjøre arbeidet mer effektivt, og dermed morsommere.
Løsning
Profitbase Planner ble CEWEs nye budsjett- og prognoseløsning. Planleggingsverktøyet hjelper CEWE med å effektivisere prosessene, administrere og ivareta endringer i kontoer og datakilder, samt å forbedre presisjonen og kvaliteten rundt oppdatering av rapporter.
“Fordelen med å bruke Planner er at man får flere forskjellige rapporter på de samme dataene,” sier Nicolay, med henvisning til verktøyets fleksibilitet.
“Mine kolleger og jeg kan nå lage en modell for planleggingsprosessen.” Med Planner kan CEWE fullføre og levere rapporter fra Norge og Sverige til morselskapet på en rask og strømlinjeformet måte.
Profitbase Planners salgsmodul fungerer bra for Nicolay og hans team. “Jeg likte veldig godt Fixed Assets og avskrivningsmodulen – denne var veldig enkel, mye enklere enn et Excel-ark,” sier Nicolay.
CEWE bruker historiske salgstall for å fylle ut salgsmodellen med data som er detaljert ned til produktgrupper og butikker per måned. Når brukerne forhåndsutfyller salgsmodellen kan man hente data fra forskjellige perioder og butikker.
Finjustering av perioder er nyttig dersom en periode ikke er representativ for andre butikker, når man planlegger for nye butikker. Etter å ha fylt ut sin salgsmodell kan brukerne angi salgsvekst og bruttomargin på en generell måte, og deretter spesifisere ned til bestemte butikker og produktgrupper.
Valutakurser
Profitbase-løsningen tar også hensyn til valutakurser, hvilket gir CEWE rapporter i norske og svenske kroner, samt i euro. “I Profitbase Planner kan man bytte fra norske til svenske kroner og dermed få en nøyaktig rapport som hensyntar valutakursen,” sier Nicolay.
“Før vi brukte Profitbase Planner, hadde vi to separate regneark – ett for Norge og ett for Sverige. Nå har vi en bedre løsning hvor det er lettere å planlegge for endringer.”
Resultat
CEWEs budsjett- og rapporteringsprosess gikk smidigere og jevnere etter at PBC hadde satt opp Profitbase Planner. Økonomiteamet kunne nå fokusere på det viktigste, som er å levere resultatene presist og raskt, i stedet for å bruke tid på å oppdatere Excel-modeller.
“Profitbase-modellen er veldig fin og rask, i tillegg til at det er enkelt å gjøre endringer hvis man har satt det opp riktig. Etter å ha brukt løsningen en stund må jeg si meg veldig fornøyd,” sier Nicolay.
“Profibase Planner er enkel å bruke, samtidig som det er veldig greit a finne fram i løsningen. Jeg synes at det er spesielt kjekt at man kan legge inn tall på forskjellige måter.”
Raskere, bedre kommunikasjon og reduserte muligheter for feil
CEWEs økonomistab i Skandinavia har allerede oppnådd gevinster etter implementeringen:
- Tydeligere kommunikasjon – E-postsporet elimineres mens kommunikasjonen er forbedret.
- Forbedret effektivitet med raskere prosesser.
- Økt kvalitet og reduserte muligheter for feil.
“Jeg vil anbefale PBC, som tilbyr Profitbase Planner, på grunn av den profesjonaliteten jeg mener de har,” sier Nicolay. “De løser de fleste problemene vi kommer over, og måten de jobber på er veldig bra. De vet hva de gjør, de kjenner modellen sin godt og de fikk utført det vi ønsket.”
Want to get in touch?
Talk with us