St Olavs Hospital

Bedre oversikt over produksjonen

– Før måtte vi nesten utelukkende støtte oss til antall lønnstransaksjoner for å få oversikt over produksjonen til de
ansatte. Med Profitbase kan vi supplere med historikk og får dermed et langt mer nøyaktig beslutningsgrunnlag,
sier Tor Martin Antonsen på St. Olavs Hospital.

St. Olavs Hospital i Trondheim er Norges mest moderne sykehus. Den teknologiske infrastrukturen gjør at folk fra hele verden valfarter til St. Olavs når de skal studere fremtidens sykehus. All kommunikasjon; tale, data og bilder går over det samme digitale nettverket. Informasjon skrives kun én gang og synkroniseringsrutiner sørger for kontinuerlig oppdatering av pasientjournalene. Dataterminalen som er plassert ved hver sengepost gjør at pasientene selv kan styre mye av sin hverdag; det være seg kontakt med pleierne, bestille mat, se på TV, surfe på internett, skrive e-post eller justere lys og persienner.

Likefullt sliter St. Olavs med mange av de samme problemene som andre sykehus; hvordan få oversikt over antallet ansatte, månedsverk, kostnader knyttet til fravær, permisjoner, ekstravakter, vikarer etc.

To dager på å lage én rapport
Tor Martin Antonsen, ansvarlig for implementeringen av Profi tBase på sykehuset, forteller om altfor mange rapporter og ikke minst tiden det tar å lage dem. Manglende tillit til rapportene medfører også at ledere ofte har problemer med å stå inne for tallene.

– Vi er kommet et godt stykke på vei med Profitbase og forventer å rulle systemet bredt ut i løpet av høsten, men allerede ser vi et stort potensiale. En enkel rapport som viser sykefraværet tok nesten to dager å lage fordi du måtte ringe rundt til fl ere personer. Gjennom Profitbase kan den enkelte leder klikke seg ned – helt ned på klinikknivå hvis nødvendig, og hente ut det som trengs, fremfor å sende en ”bestilling” til flere.
Antonsen forteller også om langt mer nøyaktige rapporter med Profitbase. En vanlig måte å fi nne antallet ansatte har vært å se på antallet lønnstransaksjoner, men det gir svært unøyaktige data. Ved å jobbe direkte opp mot kildedata supplerer St. Olavs lønnstransaksjonene med historikk på
de ansatte.

Behov for mer analyse
St. Olavs Hospital har også behov for mer analyse, men frem til nå har de ikke hatt tid til å lage analysedata.

Gjennom Profitbase kan de hente ut relevante data langt raskere, hvilket igjen åpner for fl ere viktige analyser.

– Det jeg konkret har jobbet litt med i det siste er å beregne kostnad for sykefravær. Andre muligheter er å bruke data fra turnussystemet til å skape et best mulig tall på antall ansatte (månedsverk/dagsverk/timeverk) som er i produksjon. Ellers kommer vi til å se på måltall som turnover, lønnsmasse og lønnsglidning. Jeg tror også at når vi begynner å hente ut turnusdata så åpner det seg mange nye rapporterings- og analysemuligheter som vi ikke helt ser ennå.

Forskjellige oppfatninger
En av de store utfordringene for sykehuset er forskjellige oppfatninger, defi nisjoner og terminologibruk. Hvordan skal permisjoner medregnes, og hva regnes som langtidsfravær og korttidsfravær?

Hva med fast ansatte kontra vikarer? Svarene kan ofte variere i forhold til hvem du spør, og vedtatte ”sannheter” endrer seg når enkeltpersoner slutter, skifter stillinger o.l.

– Ikke bare er dette et problem på St. Olavs. Problemet er like stort i andre helseregioner og på landsbasis. Trolig må vi leve enda en stund med en nasjonal og en lokal standard – et ”internt” sykefravær og ”eksternt” sykefravær, tror Antonsen.

Det haster derfor å komme i mål med en felles nasjonal standard på defi nisjoner og terminologi, men Profitbase – som ihvertfall sikrer lik rapportering for hvert år – vil kunne bidra til å skape en felles virkelighetsforståelse.

Sensitive opplysninger gir begrensninger
Utfordringen med sensitive data må også kunne håndteres. Siden Profitbase kan hente ut sensitive personopplysninger, helt ned på klinikknivå, vil noe informasjon kun være forbehold enkeltpersoner. I motsetning til et økonomisystem kan ikke alle få tilgang til alt i dette systemet.

–Vi må ha en viss brukerkontroll, hvor noe er åpent og noe er lukket. Pr. i dag har vi kun tre brukere pr. klinikk men på sikt skal alle ledere på St. Olavs, dvs. over 600 brukere, kunne bruke systemet. Alle disse må få egne passord/brukernavn og systemer og rutiner for dette må på plass før vi kan rulle ut systemet, avslutter Antonsen.