Optimera vokser med Profitbase

Enorm effektiviseringsgevinst

På under fem år har Optimera mer enn femdoblet antall avdelinger, fra 17 i 2001 til over 80 i 2005.
– Veksten representerer selvfølgelig en enorm utfordring for de eksisterende virksomhetssystemer og prosesser. Spesielt gjelder dette for budsjettering og finansiell planlegging. Det forteller Ole Martin Thunes, Konsern Controller i Optimera Gruppen.

Gjennom hele denne ekspansive vekstfasen har Profitbase fulgt Optimera tett. I 2001 implementerte Optimera Profitbase Sim for finansiell planlegging og Profitbase Analyse for virksomhetsstyring og rapportering. I dag er Profitbase hovedverktøy for styring og kontroll av data og informasjon fra butikkene til Optimera. Selskapet kan ”benchmarke” på kryss av regionene, kjøre salgsanalyser, gjøre nøkkeltallsberegninger og presentere solid og riktig informasjon til de i organisasjonen som har behov.

– Profitbase produserer informative rapporter og kjører analyser etter behov. Verktøyet er et glimrende presentasjonsverktøy med ukompliserte, informative grafer og illustrasjoner. I tillegg ligger alt på et web-grensesnitt, opplyser Thunes.

80 regneark på e-post
Selv om Profitbase Sim i denne vekstperioden er blitt brukt til all finansiell planlegging, var det for den initielle budsjettinnsamlingen en omstendelig prosess. Den ble gjennomført med å sende en ”regneark-mal” ut pr. e-post til de 80 avdelingene.

Regnearket ble så brukt til budsjettering av salg, kost og investeringer. Salget ble deretter brutt ned på kundegruppe og måned. Uten noe tallgrunnlag i regnearkene ble dette en tidkrevende prosess som kunne ta flere uker.

– Etter at alle regnearkene var samlet inn var det min oppgave å konsolidere og strukturere tallmateriellet. Også dette kunne ta flere uker, men mer alvorlig; vi fikk liten tid til å massere tallmateriellet, diskutere med de involverte og bearbeide planen. Ofte oppdaget vi også feil i regnearkene som måtte fikses, men det uten at det ble tid til å konsultere de avdelingene som feilen gjaldt. Det igjen førte til forskjeller i det endelige budsjettet mot det som avdelingene la inn, forteller Thunes. Thunes mener at det endelige resultatet ble bra til slutt, men at deres tillit til tallene ikke alltid var til stede.

Restrukturere prosessene
De skjønte derfor at de måtte forbedre prosessen og systemene. Optimera tok kontakt med Profitbase og fremla sine behov for å forbedre budsjett- og innsamlingsprosessen. Det var fire hovedkrav:

1. De måtte kunne sette den overordnede målsettingen, som deretter automatisk genererte budsjettet basert på erfaringstall fra de siste år (Top-Down budsjettering)
2. Avdelingssjefene måtte selv kunne justere budsjettdetaljene (Bottom – Up)
3. Automatisk konsolidering av tallene og integrasjon med Profitbase Sim
4. Bruk av internetklient

– Målet var ikke først og fremst å kutte tidsforbruket i budsjettprosessen, men å restrukturere selve prosessen. Vi ville korte ned på tiden som ble brukt på selve tallinnleggelsen, frigi avdelingssjefenes tid og få bedre anledning til å analysere og forbedre tallgrunnlaget.

Greide vi det ville vi få produsert et mer presist budsjett som vi kunne ha tillit til, sier Thunes.

Fra seks uker til bare noen dager
Profitbase gikk deretter i gang med å designe, utvikle og installere det som nå går under navnet Profitbase WebPlan.

WebPlan støtter etablert praksis ved å bruke historiske tall som grunnlag for automatisk generering av budsjett eller prognoser, basert på en overordnet plan som er satt av ledelsen.

Avdelingene starter med et komplett budsjettgrunnlag på ønsket detaljnivå og trenger kun å endre der en forventer endringer ut fra fra dagens situasjon og forventning til fremtiden. Når avdelingene er ferdige ligger totalbudsjettet fullført i Profitbase Sim og klar for What-if analyser – med fullt integrert resultat, balanse og likviditet.
– WebPlan reduserte budsjettprosessen fra seks uker til bare noen dager. Regner vi med tiden det tok å konsolidere alle regnearkene er arbeidsreduksjonen enda mer betydelig. Denne prosessen ble helt fjernet ved implementeringen av det nye systemet, forklarer Thunes.

Thunes forteller at hver avdeling nå kan utarbeide et mye mer presist budsjett på en brøkdel av tiden, og dermed få mer tid til å drive butikken. I løpet av en uke har Optimera hele planen ferdig analysert.
Dersom de finner noe de ønsker å diskutere så er det raskt å ta opp planen med avdelingslederen og den lokale controlleren. Når planen blir levert styre og ledelse stoler Thunes på tallmateriellet som ligger i Profitbase Sim, og kan generere og vise forskjellige simuleringscenarier basert på forskjellige konsekvensutredninger.

Eierskap til planen
Den endelige planen er en sum av de enkelte budsjettansvarliges input. De eier budsjettet og er ansvarlige for resultatet. Avdelingssjefen liker det nye systemet fordi det er raskt og presist og følger en kjent prosess og arbeidsform. Med Profitbase WebPlan så budsjetterer Optimera på en måte som er veldig praktisk og logisk for deres type virksomhet.

– Verktøyet blir tilpasset vår prosess og ikke omvendt. En ny prosess ville bety en opplæring av 80 personer. Siden budsjettprosessen er vel etablert i vår kultur og Forsystemet var intuitivt og enkelt å bruke, så tok det kun kort tid før alle var oppe på bruken av det nye systemet. Det endelige resultatet har blitt en stor suksess, konkluderer Ole Martin Thunes.