Helse Midt-Norge HF

Fokus på tiltak – tallene er riktige

70 prosent av Helse Midt-Norges kostnader er knyttet til lønn. Tidligere brukte ledelsen mye tid på å diskutere om
tallene i rapportene var riktige. I dag kan ledelsen konsentrere seg mer om hvilke tiltak som skal settes i verk.

Det forteller en entusiastisk Mads Einar Berg, sjefsøkonom i Helse Midt-Norge. Helseregionen er en av fire helseregioner, av totalt fem i Norge, som har tatt i bruk Profitbase som en del av sitt styringssystem. Tre av regionene er også kommet i gang med Profitbase for å få bedre kontroll på lønns- og personalfunksjonen, og Berg skryter av løsningen.
– På mange måter har systemet revolusjonert måten vi jobber på. Det var ille nok før at det tok lang tid å produsere rapporter til ledermøter, men når tilliten til tallene manglet, ga det jo en følelse av å famle i blinde. Økt tillit har også medført at ledelsen er blitt mer interessert i tallene og hva som ligger bak dem.

Styringssystemet - Felles port
Dette har i følge Berg medført at det har oppstått en ny kultur – en felles virkelighetsforståelse – for virksomhetsstyringen.
Det fl eksible lønnsrapportsystemet omgjør i dag enorme datamengder til forståelige tall og rapporter, noe som gir god oversikt over lønns- og personalfunksjonen. Felles rapportering gjør det lettere å jobbe korrekt i forhold til tallmaterialet, kjøre analyser og ikke minst kan ledelsen nå jobbe i sanntid.

Parallelt med at de får tallene har de også et godt verktøy til å presentere materialet. En felles port til rapporteringen – med felles grensesnitt, gjør det enkelt for brukerne å visualisere dataene til bruk i møter. Ved at alle tar ut de samme data er de også fortrolig med måten de blir presentert på.

Utallige variabler
At det er behov for et slikt verktøy er det ingen tvil om. Når vi spør Berg om antall ansatte i Helse Midt-Norge må han innrømme at det ikke er helt enkeltå svare på det.

– Jeg vil ikke si det så sterkt som at det kommer an på hvem du spør, men det er enormt mye informasjon som skal samkjøres. I tillegg er det mange variabler som spiller inn. Hvor mange ansatte skal vi utgå fra, skal vi ta med vikarer, ekstravakter og hva med overtid? Og hvordan håndterer vi fravær? Langtidsfravær, korttidsfravær, sykefravær og permisjoner?

Tallet på ansatte varierer derfor et sted mellom 14 000 og 15 000, alt etter hvordan man regner. Denne usikkerheten gjør det selvfølgelig vanskelig for ledelsen å treffe de rette beslutningene. Trenger vi å ansette flere sykepleiere på fast stilling for å dekke et midlertidig behov, eller kan det løses gjennom å øke bemanningen med vikarer for en
periode?

Gjør mer selv
Økt eierskap til tallmaterialet er en viktig gevinst med den nye løsningen. Tidligere måtte lederne hente informasjon fra flere steder, eller be om hjelp fra kollegaer. I dag løser de behovene selv fra kontorpulten med et tastetrykk. Tidsbruken er også dramatisk redusert; fra et par dager til å lage en god rapport til bare noen sekunder.
– Og igjen kommer dette med tilliten til informasjonen inn. Man kan jo selv tenke seg hvor vanskelig det er å stå inne for en rapport hvis man er usikker på om tallene stemmer, forteller Berg.

Utover antallet pleiere er det viktig at rapportene synliggjør all faginformasjon som eksempelvis kompetanse og erfaring– og lønnstillegg knyttet til disse. Det gjør det enklere å stille de rette spørsmålene; har vi nok anestesileger på St. Olavs Hospitalet i Trondheim, må vi ansette flere hjelpepleiere på Ålesund sjukehus?

Kvalitet, ikke permitteringer
Berg presiserer at det ikke er rasjonaliseringsgevinster de er ute etter. Helse Midt-Norge har riktignok opplevd besparelser i forhold til tidsbruk på å lage rapporter, men målet er definitivt
å forbedre beslutningsgrunnlaget på personalfunksjonen.

– Systemet har blitt godt mottatt av lederne i Helse Midt-Norge, og jeg er stolt over at det blir så mye brukt. Tatt i betraktning at alle helseregioner, med unntak av Helse Nord, kjører på samme system bør jo det tale for at denne felles standarden gjør det lettere å diskutere på tvers av regionene, tror Berg.

Avslutningsvis må vi spørre om det ikke har vært noen problemer med innkjøringen av systemet.
– Å oppnå full effekt er selvfølgelig et litt lengre lerret å bleke. Vi må imidlertid huske på at mange av sykehusene under Helse Midt-Norge har vært selvstendige sykehus, med egne interne rapporteringsrutiner. Nå som dette sentrale systemet forhåpentligvis vil erstatte disse ”småsystemene” må vi nesten ha forståelse for at det går litt tregere enkelte steder. Jeg er imidlertid meget optimistisk i troen på at hele Helse Midt-Norge vil omfavne styringssystemet og Profitbase etterhvert, avslutter Berg.