Input fra 100 avdelinger og 20 000 prosjekter

GK Konsern AS består av 50 kontorer spredt over Skandinavia, flere med en rekke underavdelinger. Legger du så til 20 000 løpende prosjekter forstår man at det er en omfattende oppgave for inneklimakonsernet GK Konsern å drive effektiv virksomhetsstyring for alle sine enheter.

Stein Løvdahl, konserndirektør i selskapet med ansvar for økonomi og IT, mener at et viktig suksesskriterium i vekstfasen har vært standardisering. Standardisering av organisasjonsmodell, av produkter, av IT systemer og ikke minst av økonomi- og kvalitetssystem. Hele konsernet har derfor hatt ett og samme økonomisystem, med en sentral rapporteringsfunksjon, de siste 10 årene.

Denne system- og begrepsharmoniseringen ute i organisasjonen har vært viktig for å greie ekspansjonen, mener Løvdahl. Han må likevel innrømme at når det kom til rapportering og budsjettering fra alle underavdelingene, så følte de etterhvert behovet for et bedre system.

Vokste ut av Excel
– Ettersom vi vokste kompliserte det også rapporterings-, budsjetterings- og planleggingsrutinene. Månedlig produserer vi detaljerte driftsrapporter til nesten 100 avdelinger, som igjen har ansvaret for over 20 000 løpende prosjekter. Prognoser og budsjettering ble gjennomført tre ganger i året, en frekvens som heller ikke skulle reduseres.

Å gjøre dette i Excel og egenutviklet programvare, som ble benyttet tidligere, ble forståelig nok en omfattende affære. Excel er også svært personavhengig, og ikke minst øker det faren for feilregistreringer. Og får du feil i formelverket er disse vanskelige å oppdage, mener Løvdahl.

På den eksisterende plattformen innså de derfor at videre ekspansjon kunne bli vanskelig. Først og fremst ville flere ERP systemer og andre kilder komplisere bildet ytterligere. Etter en grundig evaluering bestemte selskapet seg for å investere i en total virksomhetsstyringsløsning bestående av et datavarehus fra Avenir og budsjett-, prognose- og planleggingsløsning fra Profitbase – sammen i en full integrert totalløsning basert på Microsoft sine plattformer.

Konsoliderer raskt
GK Konsern har ikke kjørt så lenge på de nye løsningene og har derfor ikke tatt i bruk alle mulighetene, verken i datavarehusløsningen eller i Profitbase. Eksempelvis er flere av prognosemulighetene i Profitbase ennå ikke benyttet. Med oppstart av prosjektet i mai 2006, og driftsetting til budsjettprosessen for neste år kun måneder unna, valgte GK å fokusere på de mest kritiske prosessene.

Fokuset ble derfor lagt på Profitbase Sim og Profitbase Planning, en ny web-basert portal fra Profitbase, hvor avdelingsleder kan gi budsjettinput med direkte overføring til Profitbase Sim for videre bearbeidelse av konsernets controllerapparat. Løvdahl er likevel godt fornøyd med det som brukes. Han er ikke i tvil om at løsningen allerede har gitt langt bedre kontroll med nøkkeltallene, budsjettering og planleggingsprosessen, samt bedret konsolideringsprosessen.

– Når vi nå kjøper et selskap går det raskt å kartlegge de økonomiske forutsetningene, sette opp balanse- og likviditetsbudsjetter og konsolidere disse mot resten av konsernet.

Forhåndsdefi nerer kostnadene
Spesielt godt fornøyd er Løvdahl med personalbudsjettet som avdelingslederne har tilgang til i Profitbase Planning. Her kan konsernet forhåndsdefi nere de kostnader som følger den enkelte stillingskategori. Som eksempel trekker han frem serviceteknikerne, som foruten lønn har en del typiske kostnader knyttet til akkurat denne stillingen; bilutgifter, utgifter til arbeidsklær, verktøy, verneutstyr etc.

– Ved å forhåndsdefi nere disse postene oppnår vi raskere og mer nøyaktige budsjetter. Selvfølgelig kan enkelte avvik forekomme, men generelt blir denne budsjetteringsmåten meget nøyaktig. De enkelte poster kan også overstyres hvis spesielle hensyn skulle tilsi det, forklarer Løvdahl.

Løvdahl mener at avdelingslederen i dag kan fokusere mer på faktorer som er vanskeligere for selskapet å få tak i, som for eksempel bemanningssituasjonen og bevegelser i denne, forventet overtidsbruk, antall kilometer på biler og annet som kun driftsleddene i organisasjonen kan forventes å ha kontroll over.
– Vi har oppnådd å få mye data og informasjon ut av lite input, uten å ofre kvalitet og nøyaktighet.

Én times foredrag som opplæring
En av løsningene som er levert er Profitbase Planning. Profitbase Planning gjør at de enkelte avdelingene kan sette opp egne budsjetter som igjen blir kontrollert opp mot hovedbudsjettet – direkte på internett med rapport på neste fane for kontroll over jobben som nettopp er gjort.
– Vi føler at vi ikke kan slippe til alle avdelingene direkte i Profitbase Sim, men ved å distribuere dette budsjettsystemet over internett kan avdelingene likevel budsjettere selv. For oss er dette en god løsning, mener han.

Funksjonalitet og brukervennligheten i systemet er noe som Løvdahl setter ekstra stor pris på. Med så mange forskjellige avdelinger spredt over hele Skandinavia, kombinert med en ekspansiv oppkjøpsstrategi, vil opplæring og harmonisering av rapporterings- og budsjetteringsrutiner ofte være en utfordring.
– Den eneste opplæring de 100 avdelingslederne fikk var en brukerveiledning og et foredrag av meg på kun én time. Deretter gikk de rett hjem og budsjetterte, avslutter Stein Løvdahl fornøyd.